Pengorganisasian dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Pengorganisasian Melalui Outline

Dibutuhkan dua proses tahapan untuk mencapai pengorganisasian yang baik, yaitu:

1. Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide: memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada akan kabur. Cepat atau lambat, audiens akan menimpulkan bahwa komunikator benera-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah dengan menelepon, membuat tiga paragraph surat, atau menulis laporan dua ratus halaman, akan dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, semakin penting tahap pertama ini. Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu komunikator memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun untuk mengomunikasikan ide-ide dengan dengan cara yang lebih sistematik, efisisen, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator. Penyusunan suatu outline secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga tahap yaitu, mulailah dengan ide pokok, nyatakan poin-poin pendukung yang penting, dan lengkapi dengan ilustrasi dengan bukti-bukti.

2. Menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan langsung (direct approach): sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif. Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung (indirect approach): sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Untuk memilih di antara kedua alternatif, komunikator harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan. Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, komunikator dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
- Permintaan langsung: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
- Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
- Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
- Pesan-pesan persuasif: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, komunikator harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:

- Pilihlah kata yang sudah dikenal/familier.

- Pilihlah kata-kata yang singkat.

- Hindari kata-kata yang bermakna ganda. 

C. Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Sebagaimana diketahui bahwa setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Selain subjek dan predikat, suatu kalimat juga dapat dilengkapi dengan pelengkap (complements) yang akan memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek langsung (direct object) dan objek tak langsung (indirect object).untuk mengetahui objek langsung, pertanyaan “siapa” atau “apa” bisa ditempatkan setelah kata kerja. Sedangkan objek tidak langsung adalah kata benda yang menjelaskan kepada siapa atau apa kegiatan yang dilakukan oleh kata kerja.

Sumber:
1. Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.
2. Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.
3. Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.
4. Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.