Perencanaan Laporan Bisnis

A. Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis
Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective Business Communications", laporan bisnis (business reports) dapat didefinisikan sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya "Business Communications" mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun secara sistematis, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dibedakan atas dasar formalitas dan panjang laporan. Berdasarkan penggolongan ini, laporan dapat berbentuk informal (laporan singkat/short reports) yang meliputi laporan memorandum, laporan surat dan laporan cetak atau formal (laporan panjang/long reports).
- Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
- Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
- Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong. 
- Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

B. Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
- Pemberi kuasa
- Layout atau rencana presentasi
- Masalah
- Maksud penulisan laporan
- Ruang Lingkup
- Metodologi
- Sumber-sumber primer atau sekunder
- Latar belakang
- Definisi istilah
- Keterbatasan
- Rekomendasi
2. Isi teks (laporan)
3. Penutup
- Rangkuman
- Kesimpulan
- Rekomendasi
- Rencana tindakan
- Proposisi

C. Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis
1. Cara menyususn tubuh laporan
a. Cara deduktif/langsung: menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.
b. Cara induktif: menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok dan kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.
2. Cara menyusun teks laporan
a. Membuat topik-topik atau kriteria
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabetis
f.  Menyusun urutan tingkat familiaritas
g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
h. Pemecahan masalah
3. Metode outline
a. Jenis-jenis judul
 - Judul topik: judul yang paling umum, dapat terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frasa singkat.
 - Judul kalimat lengkap: selalu mencakup subjek dan predikat.
 - Judul kalimat imperatif: dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek.
 - Judul variant: biasanya dimulai dengan participle.
b. Format outline
 - Outline singkat/pendek: terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.
 - Outline panjang: dapat menggunakan kombinasi huruf dan angka, sistem desimal, atau kombinasi angka dan huruf.
c. Paralelisme dalam judul

D. Penulisan Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Biasanya laporan singkat berbentuk memo atau surat sepanjang satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak). Karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman, laporan ssingkat lebih menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup. Di samping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting laporan formal, antara lain:
- Gunakan gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
- Gunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan.
- Gunakan judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
- Gunakan format memo atau surat.

E. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
1. Informasi yang akurat
- Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkrit.
- Laporkan semua fakta yang relevan.
- Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
- Berikan bukti-bukti yang mendukung kesimpulan.
- Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
- Jaga bias pribadi dalam suatu laporan.
2. Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
3. Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca

Sumber:
1. Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.
2. Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.
3. Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.