Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

A. Role of Communication in Business

If there's no communication in organizations or businesses, it is most likely that organizations will not last long. That is why communication is crucial for an organization and meaning of business could be understood well. These are the roles of communication in organizations or businesses:
- Exchange information
- Exchange selections
- To make plans and proposals
- To achieve consensus
- To send and comply orders
- Transaction or sale
- Implementing decisions

B. Tujuan Komunikasi dalam Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:
1. Memberi informasi (informing)
2. Persuasi (persuading)
3. Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audience.
Berikut ini adalah beberapa contoh tujuan umum dan tujuan khusus:
1. Tujuan Umum
- Memberi informasi
- Membujukk
- Kolaborasi
2. Tujuan Khusus
- Menyajikan penjualan bulan lalu ke manager pemasaran.

- Meyakinkan manager pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan.

- Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru.

C. Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambing ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Dalam suatu pertemuan seorang pimpinan mengarahkan dengan cara dan gaya yang enak, sehingga selesai pengarahan mendapat tepukan tangan yang meriah dari peserta yang hadir. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat. Pihak pengirim menyampaikan pesan kepada pihak penerima, di satu pihak dan di pihak lain penerima menyampaikan pula umb=pan balik kepada pihak pengirim. Pesan itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan,instruksi, tugas, perintah, analisis dan lain sebagainya. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau peragaan. Umpan balik (feedback) pun dapat berupa macam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi dan sebagainya. Sebagaimana pesan, maka umpan balik juga dapat berupa tulisan, lisan, peragaan dan lain sebagainya. Ada 9 jenis umpan balik, yaitu:

- External feedback: umpan balik yang diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

- Internal feedback: umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan, tapi dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendiri.

- Direct feedback atau immediate feedback: umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakan salah satu anggota badannya.

- Indirect feedback atau delayed feedback: umpan balik dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dan lain-lain.

- Inferential feedback: umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri oleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

- Zero feedback: umpan balik yang disampaikan oleh komunikan namun tidak dipahami oleh komunikator.

- Neutral feedback: umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

- Positive feedback: komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan mendapat tanggapan positif.

- Negative feedback: komunikasi yang disampaikan oleh komunikator mendapat tantangan dari komunikan.

D. Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

In a communication, there is the tendency of some messages can not be understood by the recipient of the message well. This is caused by the presence of inhibiting factors in communication between the sender and the recipient. Inhibiting factors can be grouped into four main issues, namely:

1. Problems in developing a message

Sources of potential problems in developing a message is to formulate a message, like in doubt about the message content, unfamiliar with the situation or with the audience, emotional opposition or difficulty in expressing thoughts and ideas.

2. Problems in conveying the message

Communication can also disrupted because of the problem of delivering a message from the sender to the receiver. The most obvious problem here is physical, such as poor cable connection on sound system, bad sound system quality, lights suddenly extinguished, audience blocked by pole buildings, a copy of the letter illegible, etc.

3. Problems on receiving messages

The problem that arises in the reception of a message including a competition between vision with sound, uncomfortable chair, less bright lights, and other conditions that can interfere the concentration of the recipient.

4. Problems in interpreting the message

Although a message may be lost during the process of delivering a message, the biggest problem lies in the last link, when a message is interpreted by the receiver of the message. Differences in background, vocabulary, and an emotional statement may cause the emergence of a misunderstanding between the giver and the recipient.

E. Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Dalam berkomunikasi, adakalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang dilakukan tidak efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Oleh karena itu, untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu:

- Persepsi. Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak.

- Ketepatan. Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengungkapkan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Aapabila hal itu diabaikan, yang muncul adalah kesalahan dalam komunikasi (miscommunication).

- Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula,komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Di samping itu, komunikator juga harus memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.

- Pengendalian. Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.

- Keharmonisan/keserasian. Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuan. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya

Sumber:
1. Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.
2. Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.
3. Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.
4. Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

5. Retrieved May 11, 2016, from http://www.bimbingan.org/pengertian-dari-komunikasi-bisnis.htm