Presentasi Bisnis

A. Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
Sebelum memulai presentasi, ada baiknya jika hal-hal di bawah ini dilakukan terlebih dulu agar presentasi dapat berjalan dengan baik.
1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.

2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
3. Menganalisis siapa yang akan menjadi audiens/peserta presentasi.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

B. Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

Alat Bantu Presentasi	Kelebihan	Kelemahan
Papan tulis hitam & papan tulis putih (blackboard & whiteboard)	Fleksibilitas dalam penulisannya Kemudahan dalam melakukan koreksi Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang bersamaan.	Tulisan tangan sering kali sulit dibaca Pembicara menutupi peserta saat menulis Pembicara tidak dapat menulis & berbicara pada saat yang sama Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara optimal Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang
Flip charts	Fleksibilitas dalam penulisan Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya Biaya relative murah Bisa diletakkan di mana saja	Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan Pembicara sering menutupi peserta saat menulis Pembicara tidak dapat menulis & berbicara di saat yang bersamaan Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang
Overhead Projector (OHP)	Cepat & murah jika menggunakan fotokopi Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relative mahal Layar tetap jelas meski dalam ruang yang terang Visual dapat dioperasikan secara cepat & mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual OHP umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan/pelatihan	Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan Umumnya hasil fotokopi adalah hitam & putih Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara & mengalihkan pembicaraan Menimbulkan distorsi gambar apabila OHP tidak focus Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari & mudah rusak
Slide	Slide foto warna mudah pembuatannya Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC Memungkinkan slide dengan efek 3D dan efek khusus lainnya Daya tahan cukup tinggi Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang terbuat dari kaca Slide yang dihasilkan dari computer dapat disimpan dalam media penyimpanan (disket, USB, CD, DVD) Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable	Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama Harganya relatif mahal
Papan tulis elektronik	Fleksibilitas dalam penulisan materi Koreksi dapat dilakukan dengan mudah Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta	Tulisan tangan Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara di saat yang bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu Hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sulit dibaca jika tulisan tangannya memang kurang baik Sering kali pembicara menghadapi kesulitas dalam operasionalnya
Video Cassette Recorder (VCR)	Sangat praktis Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan Tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan perusahaan dan program motivasional	Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar Perlu kecermatan dalam memilih perlatan dan jenis video yang akan digunakan Untuk peserta yang relative banyak, sarana video kurang efektif Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video
Panel LCD	Proyeksi data secara langsung dari PC secara real time Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar	Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti computer, proyektor overhead, dan panel LCD
Proyektor LCD	Tampilan data dilakukan secara real time Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara, gambar, dan video	LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus Harga proyektor masih relatif mahal, meskipun dari waktu ke waktu cenderung harganya turun Peralatan yang diperlukan seperti komputer, LCD proyektor, dan layar Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompatibel) antara merek proyektor tertentu dengan komputer yang digunakan.

C. Menganalisa Audiens

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya adalah pembicara harus dapat menganalisa audiens secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens, seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini:
- Who are the audiences?
- What do audiences want?
- Where does the speaker will do the presentation?
- When does the presentation held?
- Why doing the presentation?
- How to do the presentation?

D. Mempersiapkan Diri dan Mental
Demam panggung, gugup, gerogi, malu berbicara di hadapan publik adalah hal yang biasa terjadi. Namun bagi pemimpin, baik itu di organisasi besar maupun organisasi kecil, harus bisa membiasakan diri dengan tampil di depan umum atau setidaknya tahu apa saja yang harus dilakukan saat tiba-tiba gugup. Berikut ini adalah hal-hal yang biasa terjadi saat akan melakukan presentasi dan bagaimana caranya agar bisa dikendalikan:
- Gemetar: tangan dan mulut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses homeostatic dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukan tangan ke dalam saku. Apabila hal itu terjadi, sebenarnya akan semakin memperparah masalah. Gunakan kelebihan energi tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan itu terjadi secara wajar.
- Bicara terpus-putus: jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambal melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan, dan bukannya apa yang terlupakan.
- Mulut kering: jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Hindari mengunyah permen atau sejenisnya karena dapat mengganggu artikulasi (pengucapan kata) dan dapat tertelan tanpa sengaja.
- Ternggorokan tersumbat: belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan Tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan.
- Tersengal-sengal: tundukan kepala dan alihkan fokus dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, Tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.

Sumber:

1. Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.

2. Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.

3. Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

4. Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.